Skip to content
  llámenos: +601 917 8417    |    comunicaciones@consensussa.com
Búsqueda
Logo-Consensus-SB1-new-2025
All posts

¿Su empresa controla trazabilidad e inventario en tiempo real?

By   ·  10 minute read
¿Su empresa controla trazabilidad e inventario en tiempo real?
18:12


En la industria de alimentos, un error en inventario o en la trazabilidad de un producto puede costar millones y afectar la confianza de sus clientes. Un ERP le ayuda a prevenirlo antes de que ocurra.

Por qué su empresa de alimentos necesita un ERP bajo modelo SaaS

La industria de alimentos y bebidas aporta el 3 % del PIB en Colombia y genera ventas anuales por 87,7 billones de pesos. A pesar de su importancia económica, muchas empresas medianas aún gestionan sus operaciones con herramientas básicas como hojas de cálculo y sistemas contables aislados, lo que genera errores manuales, dependencia de archivos físicos y procesos lentos.

Este escenario muestra que buena parte de las empresas del sector no han dado el salto tecnológico que exige un mercado cada vez más regulado y competitivo. Hoy, las compañías dependen cada vez más de la tecnología para mantenerse a flote: sin herramientas que mejoren la eficiencia y optimicen los procesos, es fácil quedarse atrás frente a quienes sí avanzan.

La ausencia de un sistema integral como un software ERP se nota rápido: las áreas no se comunican, la trazabilidad de los productos es limitada y el inventario depende de registros manuales que suelen fallar.

Todo esto genera ineficiencias, resta capacidad de reacción ante problemas de calidad o exigencias de clientes y, al final, se traduce en costos ocultos y pérdida de competitividad.

Por eso, soluciones como SAP Business One, implementado por Consensus, permiten resolver ese desorden operativo con trazabilidad total, gestión eficiente y visibilidad completa de la operación, desde la producción hasta la entrega.

Riesgos de operar sin digitalización en el sector alimentario

No subirse a la transformación digital de la industria no solo significa procesos lentos. También implica riesgos directos para la estabilidad de la empresa.

  • Quedarse atrás en competitividad

Las compañías que adoptan tecnología moderna —Industria 4.0, automatización y sistemas integrados— logran hasta un 30 % más de eficiencia operativa y reducen costos en un 20 %, según McKinsey. No digitalizarse es renunciar a esa ventaja en un mercado de márgenes ajustados.

El 81 % de los directivos del sector reconocen que la tecnología mejora el servicio y reduce costos y el 70 % prevé una aceleración de la transformación digital en los próximos años. Quedarse atrás es perder terreno.

  • Falta de trazabilidad y riesgos en caso de retiros de producto

Cuando ocurre un incidente de calidad, como contaminación o alérgenos no declarados, sin un sistema de trazabilidad sólido el caos es inevitable. Ubicar manualmente qué lotes están comprometidos y dónde se distribuyeron toma demasiado tiempo y expone a la marca.

En 2023 se registraron más de 300 retiros de productos alimenticios en Estados Unidos, y un estudio calcula que los retiros y rechazos le cuestan a la industria unos 7.000 millones de dólares al año (aproximadamente 28 billones de pesos). Un solo retiro masivo puede costar al menos 10 millones de dólares (40.000 millones de pesos) sin contar demandas y pérdida de reputación.

  • Planeación deficiente del abastecimiento

La falta de integración entre módulos de producción, compras e inventario limita la capacidad para planificar insumos de forma precisa. Esto se traduce en desabastecimientos, compras urgentes o exceso de inventario que impactan los costos operativos y la frescura del producto.

Sin visibilidad completa no se puede responder a cambios repentinos en la demanda ni gestionar adecuadamente productos perecederos.

  • Dificultad para acceder a información crítica

Cuando la información clave (como estado de lotes, niveles de stock o resultados de laboratorio) está dispersa en sistemas manuales u hojas de cálculo, tomar decisiones a tiempo se vuelve casi imposible. Esto retrasa las respuestas ante auditorías, reclamos o cambios en la operación.

  • Incumplimiento normativo y sanciones

La industria alimentaria está bajo regulaciones estrictas. El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA) exige trazabilidad por lote, fechas de vencimiento, cumplimiento de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), etiquetado nutricional, entre otros.

A nivel internacional, estándares como HACCP (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control) son obligatorios para garantizar la inocuidad alimentaria y, además, son un requisito clave para acceder a mercados de exportación. Sin este cumplimiento, muchos países rechazan el ingreso de productos, lo que limita oportunidades comerciales y frena el crecimiento.

Con registros en papel o sistemas obsoletos, el cumplimiento y demostración ante una auditoría es complicado. Esto puede significar multas, cierres o pérdida de certificaciones.

Además, los consumidores son cada vez más exigentes. Un error puede erosionar la confianza en cuestión de horas. Según la empresa de investigación de mercado Harris Interactive, el 55 % de los consumidores cambiaría de marca tras un retiro de producto y el 15 % no volvería a comprarla jamás.

Todo esto deja claro que seguir operando sin un sistema integral no es una opción segura ni rentable. Un software ERP bajo el modelo SaaS (software como servicio) es la respuesta para avanzar.

Adoptar un software en la nube le permite dejar atrás procesos manuales y pasar a una gestión integrada y ágil, lista para cumplir con las normas y responder a la velocidad que exige el mercado actual.

Una solución específica como SAP Business One preconfigurado para el sector alimentos resuelve estos problemas. Esta solución garantiza la seguridad alimentaria y simplifica los procesos.

Por qué su empresa de alimentos necesita un ERP bajo modelo SaaS

¿Qué es software as a service y por qué un ERP bajo este modelo es una gran opción?

El software as a service (SaaS) es una forma moderna de acceder a aplicaciones empresariales. Funciona en la nube y se usa a través de internet, con un pago por suscripción en lugar de comprar licencias.

Un ERP bajo este modelo está alojado y administrado por el proveedor. Esto significa que no necesita instalar servidores ni preocuparse por actualizaciones: simplemente usa el sistema en línea y paga una cuota mensual por usuario o según su consumo.

Por ejemplo, si tiene 15 personas gestionando compras, producción y logística, solo paga la suscripción mensual de esos usuarios, y si mañana necesita agregar cinco más, solo suma esas nuevas suscripciones sin inversiones adicionales.

Si quiere saber cómo esta solución puede adaptarse a sus operaciones o recibir una asesoría personalizada, contáctenos y descubra cómo optimizar la gestión de su negocio con nuestro ERP en la nube.

A diferencia de los sistemas tradicionales instalados en las oficinas, las características de SaaS en un ERP ofrecen ventajas muy claras para las empresas de alimentos:

  • Baja inversión inicial y costos predecibles

Con un software en la nube solo paga por lo que usa, con cuotas accesibles y fáciles de planificar. Esto reduce la barrera de entrada, algo clave para pymes que quieren modernizarse sin descapitalizarse. Así evita destinar grandes sumas a infraestructura que después queda ociosa y puede usar esos recursos en materias primas o logística, áreas que impactan de forma directa la operación.

Además, la economía de escala SaaS permite que los proveedores ofrezcan infraestructura y seguridad de nivel empresarial a un precio competitivo.

  • Escalabilidad y flexibilidad

Un ERP en la nube crece con su empresa. Puede sumar usuarios, abrir nuevas plantas, añadir líneas de producto o aumentar la capacidad de procesamiento sin invertir en hardware.

Cuando llegan temporadas de alta demanda o surge un pedido grande, el sistema no se convierte en un obstáculo, sino que acompaña el ritmo de tu operación. Así, tanto una productora artesanal como una empresa exportadora encuentran soporte a su medida con un software SaaS.

  • Actualizaciones automáticas y soporte continuo

Un ERP SaaS nunca se queda atrás porque se actualiza de forma automática con cada cambio que exige la normativa colombiana. Por ejemplo, cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emite nuevas reglas sobre facturación electrónica, retenciones o reportes, el sistema incorpora estos ajustes. Así se mantiene al día con la ley sin dedicar recursos extra ni interrumpir operaciones.

Al estar en la nube, tampoco necesita mantener servidores propios, ni asumir gastos de mantenimiento o consumo de energía para mantenerlos en marcha. El proveedor se ocupa de la infraestructura y del soporte técnico, mientras su equipo puede concentrarse en lo que realmente mueve el negocio.

  • Datos en tiempo real y dashboards personalizados

Un ERP permite que cada área de la empresa cuente con información clara y actualizada al instante. Los directivos pueden entrar a paneles diseñados según sus necesidades, revisar indicadores clave desde cualquier lugar y tomar decisiones basadas en datos reales.

Estos dashboards se configuran para mostrar métricas críticas como niveles de inventario, lotes en producción o ventas por canal. Así es más fácil reaccionar ante imprevistos y planear con seguridad el siguiente paso.

  • Seguridad y continuidad del negocio

Los proveedores de ERP SaaS operan con altos estándares de seguridad: cifrado, respaldos automáticos y planes de recuperación ante desastres.

Sus datos quedan protegidos ante fallos de hardware o errores humanos, y el sistema se mantiene activo prácticamente todo el tiempo (disponibilidad del 99 % del servicio), con interrupciones mínimas incluso en horarios de mantenimiento.

En un sector donde la trazabilidad es crítica, contar con un ERP seguro garantiza la operación continua y evita costos derivados de fallas o pérdidas de información.

No sorprende que cada vez más empresas apuesten por la nube. Según el ERP Report 2024 de Panorama Consulting Group, cerca del 80 % de las organizaciones que implementan un ERP ya eligen este modelo en lugar de soluciones tradicionales.

Latinoamérica sigue la misma ruta: SAP reporta más de 35 trimestres seguidos de crecimiento de doble dígito en ingresos cloud, con el ERP en la nube liderando la adopción tanto en opciones públicas como privadas.

Por qué su empresa de alimentos necesita un ERP bajo modelo SaaS

Más control, menos errores: trazabilidad e inventarios en tiempo real

Uno de los mayores beneficios de implementar un ERP en la industria alimentaria es la mejora en la trazabilidad de productos, la gestión de inventarios y el control de lotes.

Con un sistema moderno, cada movimiento queda registrado al instante y esto se refleja en beneficios concretos:

  • Procesos más claros y rápidos, con información disponible en tiempo real para todos los equipos.
  • Reducción significativa de errores, al eliminar registros manuales y datos duplicados.
  • Mejor gestión del tiempo porque se evitan búsquedas de información o verificaciones repetitivas.
  • Mayor eficiencia operativa al optimizar tareas diarias y permitir decisiones informadas sin retrasos.

Estos beneficios se traducen en acciones específicas dentro de la operación diaria, como el seguimiento preciso de cada lote, el control de fechas de vencimiento, la visibilidad total del inventario y la integración de controles de calidad en cada etapa.

  • Rastrear cada lote de principio a fin

El ERP asigna un identificador a cada materia prima desde el momento en que entra a planta y lo sigue durante la producción, el almacenamiento y la distribución. Si aparece un problema, como contaminación o defectos, el sistema permite identificar en minutos qué lote estuvo involucrado y qué clientes recibieron ese producto.

Así los retiros son más precisos y rápidos, minimizando costos y protegiendo al consumidor. En lugar de retirar toda una línea de productos, se aísla el lote afectado con total exactitud.

Esta trazabilidad detallada no solo ayuda a gestionar riesgos. También permite evaluar el desempeño de los proveedores, verificar la eficiencia de cada etapa productiva y ofrecer a los clientes información clara sobre el origen y recorrido de sus productos, generando confianza y nuevas oportunidades de mejora en toda la cadena de suministro.

  • Control de fechas de vencimiento y rotación de inventario

El sistema lleva un registro automático de fechas de caducidad por lote y envía alertas cuando un producto está próximo a vencer. Esto permite decidir a tiempo si se aplican promociones, se reubica el inventario o se ajustan las entregas.

El resultado es menos desperdicio y permite el cumplimiento de normativas como las del INVIMA, por ejemplo, conforme a lo establecido en la Resolución 2674 de 2013, que exige garantizar la trazabilidad de los alimentos y controlar fechas de vencimiento y rotación. Muchas empresas logran reducir días de inventario y liberar capital que antes quedaba detenido en almacenes.

  • Información de inventario en tiempo real

Sin un ERP, el estado real del inventario suele conocerse tarde o con errores, generando quiebres de stock y compras de urgencia más costosas.

Con un ERP en la nube, todos los movimientos (entradas de proveedores, consumos en planta, ventas o devoluciones), actualizan al instante las existencias.

  • Toma de decisiones basada en datos

Los dashboards permiten ver tendencias de consumo, identificar productos de baja rotación y optimizar el mix de inventario. Un reporte de Aberdeen Group reveló que las empresas con ERP alcanzan hasta un 22 % de mejora en eficiencia operativa gracias a este nivel de control.

  • Calidad integrada y menores riesgos

Un ERP también incorpora módulos de calidad. Registra inspecciones de materia prima, resultados de laboratorio por lote y verificaciones en puntos críticos (HACCP) durante la producción.

Si un parámetro de calidad se sale de rango, el sistema puede bloquear el lote de forma automática o notificar al responsable antes de que avance en la cadena. Esto asegura un control proactivo y evita que productos defectuosos lleguen al mercado.

Un ejemplo claro de cómo las empresas del sector de alimentos pueden aprovechar un ERP lo vemos con el caso de DISPEZ. Este productor de pescados y mariscos en Colombia optimizó sus procesos con SAP Business One y hoy cuenta con trazabilidad completa y control sobre sus inventarios en tiempo real. Esto le ha permitido mejorar la eficiencia y responder con agilidad ante los retos del mercado.

Con un ERP, tu empresa puede responder con datos claros: ingredientes, fechas de producción, origen de lotes y más, generando confianza en cada entrega.

Impulse su empresa de alimentos con SAP Business One en la nube y Consensus

Operar sin un ERP moderno es como navegar a ciegas en un mercado cada vez más exigente. En cambio, implementar un ERP en la nube bajo el modelo SaaS le permite manejar su empresa de alimentos con datos claros, en tiempo real, y con el respaldo de buenas prácticas ya integradas.

Esta herramienta mejora la trazabilidad, optimiza inventarios, asegura el cumplimiento normativo y eleva la eficiencia en cada proceso clave.

La transformación digital ya no es un privilegio de las grandes multinacionales. Hoy también está al alcance de empresas medianas gracias a soluciones en modalidad SaaS implementado por Consensus, creado para responder a los retos del sector alimentos.

Consensus acompaña a empresas en crecimiento en Colombia, LATAM y EE. UU. con una implementación ágil, soporte local y profundo conocimiento del sector alimentos. Su experiencia comprobada con SAP Business One asegura una transición fluida hacia una gestión más eficiente y conforme con las normativas.

Si su empresa ha llegado hasta aquí operando con sistemas limitados, llegó el momento de dar el siguiente paso. Los datos lo confirman: el 95% de las organizaciones que implementan un ERP reportan procesos más ágiles y mayor control, reduciendo además riesgos que pueden comprometer seriamente la operación.

No espere a enfrentar una crisis de inocuidad alimentaria o a perder un cliente clave por no cumplir un requisito. Actúe antes.

Dé el salto al modelo SaaS con la solución ERP de Consensus. Nuestro equipo entiende las necesidades de las empresas de alimentos y lo acompaña en todo el proceso de migración hacia una gestión integral en la nube.

Con esta propuesta obtiene:

  • Implementación rápida
  • Soporte local especializado
  • Mejoras continuas sin interrupciones
  • Controles de calidad personalizados
  • KPI incluidos para cada etapa del proceso
  • Conectividad desde cualquier lugar
  • Informes en tiempo real sin desarrollos extra
  • Escalabilidad de los procesos

Conozca más sobre SAP Business One Cloud, una solución ERP SaaS que permite acceder a los datos desde cualquier lugar, ofrece escalabilidad y seguridad de clase empresarial.

En lugar de seguir remendando procesos o dependiendo de hojas de cálculo, su empresa puede crecer con una plataforma escalable, segura y probada internacionalmente.

No se quede atrás. Invierta en un ERP en la nube que le permita mejorar la trazabilidad de sus productos, optimizar inventarios y controlar lotes con la precisión que exigen las normas y los clientes de hoy.

Cada día operando con datos incompletos es una oportunidad perdida. Cada día con un ERP SaaS es un paso hacia una operación más eficiente, clientes más confiados y un crecimiento sostenido para su negocio.

Si desea asesoría personalizada, contáctenos para conocer cómo nuestra solución ERP SAP Business One en la nube puede impulsar su operación.

Es momento de actuar, ponga en marcha un plan
¡Solicite una asesoría PERSONALIZADA AQUÍ!

 
 

Fuentes