Sin un ERP, las áreas de la empresa trabajan desconectadas, los datos se fragmentan y los errores se multiplican. Así surgen los costos ocultos que frenan la rentabilidad.
Cada enero marca el inicio de un nuevo ciclo empresarial. En 2026, muchas empresas se preparan para superar sus metas comerciales, pero a veces ese crecimiento no se traduce directamente en una mejora de la rentabilidad.
En efecto, vender más no siempre significa ganar más. En muchos casos, las utilidades se ven afectadas por los costos logísticos invisibles. Pequeñas ineficiencias como: minutos perdidos, recorridos innecesarios o información desactualizada pueden reducir la utilidad de la empresa hasta en un 25 %, según explica el CEO de Mouvers, una empresa mexicana enfocada en soluciones de transporte y eficiencia operativa.
¿Cómo detectar estos reprocesos silenciosos? ¿Por qué los sistemas actuales no logran evidenciarlos? ¿Y qué puede hacer un gerente para anticiparse?
La planeación para 2026 comienza detectando lo que a veces no se ve. Cuando la empresa obtiene visibilidad sobre su operación, las fugas dejan de ser invisibles y se transforman en oportunidades de mejora.
Con un ERP como SAP Business One, su empresa puede convertir datos dispersos en decisiones estratégicas y comenzar 2026 con el control de sus costos logísticos.
Costos logísticos invisibles: el enemigo silencioso de la rentabilidad
En la carrera por vender más, muchas empresas abren brechas invisibles por donde se escapa su rentabilidad.
Los llamados costos logísticos invisibles, que son esos gastos que no generan valor ni se registran con claridad en la contabilidad, representan al menos el 20 % de los gastos logísticos totales, según estudios del sector. Su efecto es silencioso, pero constante: reduce el margen de ganancia y amenaza la sostenibilidad del negocio.
En Colombia, la situación también es un reto. La Encuesta Nacional Logística señala que los costos logísticos alcanzan el 17,9 % del valor del producto, casi el doble del promedio de los países de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos). A esto se suma los precios del combustible, los peajes y los bloqueos de vías.
Si bien ninguna empresa puede evitar situaciones como un paro camionero o un derrumbe en la carretera, sí pueden mitigar su impacto con planeación. Establecer rutas alternas, mantener inventarios de seguridad y fortalecer la comunicación proactiva con clientes son acciones que reducen las pérdidas y garantizan la continuidad operativa.
Sin visibilidad de toda la operación, cada minuto improductivo o entrega fallida afecta el margen de ganancia y distorsiona la realidad financiera.
¿Dónde se esconden los costos logísticos?
Estos costos no siempre se reflejan en los informes contables, pero están presentes en casi todas las operaciones. Su origen suele estar disperso a lo largo de la cadena de suministro, lo que dificulta identificarlos y medir su impacto real. Algunos de ellos:
- Entregas incompletas o tardías: una mala planificación de rutas o el incumplimiento en las entregas aumentan el consumo de combustible, generan desgaste en los vehículos y afectan la experiencia del cliente.
- Errores de los transportistas: desvíos, congestión o falta de seguimiento provocan pérdidas de tiempo y dinero. Sin una herramienta de monitoreo en tiempo real, estos errores se repiten sin ser detectados.
- Excepciones de envío y devoluciones: direcciones incorrectas, empaques mal etiquetados o la ausencia del cliente ocasionan reprogramaciones, retrabajos y gastos adicionales que elevan los costos logísticos hasta en un 30 %.
- Exceso de inventario y obsolescencia: mantener inventarios sobredimensionados inmoviliza capital y aumenta los costos de almacenamiento. Además, en sectores con alta rotación, los productos también pueden quedar obsoletos rápidamente.
- Procesos manuales y sistemas desconectados: el uso de hojas de cálculo o registros independientes genera errores, duplicidad de datos y falta de trazabilidad.
- Falta de visibilidad: cuando las diferentes áreas de la empresa no comparten información en tiempo real, las decisiones se toman a ciegas y los errores se vuelven rutina.
Identificar estos costos a tiempo es el primer paso para tomar decisiones más inteligentes, optimizar recursos y mejorar la rentabilidad.
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¿Por qué los sistemas actuales no permiten detectar el problema?
Muchas empresas aún gestionan su operación con una mezcla de sistemas antiguos y hojas de cálculo. El resultado son datos dispersos, duplicados y sin consistencia, lo que impide tener una visión clara del negocio.
En ese escenario, los equipos trabajan con información parcial y las decisiones se basan más en suposiciones que en datos reales.
Las siguientes situaciones son señales comunes de esa falta de integración:
- Desconexión entre áreas: ventas, logística y contabilidad no comparten la misma información, lo que genera diferencias entre el inventario físico y el financiero.
- Reportes lentos e incompletos: obtener un informe de costos puede tomar días porque la información se recopila de forma manual. Esa lentitud impide reaccionar a tiempo ante desvíos o sobrecostos.
- Escalabilidad limitada: a medida que la empresa crece, su complejidad operativa también lo hace. Los sistemas tradicionales no están preparados para integrar nuevas rutas, canales o sucursales sin generar fricciones.
- Falta de visibilidad en tiempo real: por ejemplo, sin un sistema de control de inventarios integrado, la empresa no sabe qué ocurre en sus bodegas o durante la distribución. Esta falta de visibilidad aumenta los errores de preparación de pedidos, las devoluciones y los costos asociados.
Las organizaciones que aún dependen de procesos manuales quedan atrapadas en un ciclo de correcciones, retrabajo y sobrecostos.
Los retrasos en las entregas y la falta de seguimiento de órdenes son señales claras de que “algo está mal detrás de bambalinas”. Y ese “algo” no solo afecta los costos: también afecta la experiencia del cliente y la reputación de la marca.
La buena noticia es que los avances tecnológicos hoy permiten detectar y corregir estas fugas antes de que afecten la rentabilidad.
Cómo un ERP como SAP Business One hace visibles los costos ocultos
En muchas empresas, los datos existen, pero no se “hablan” entre sí. Esa desconexión impide ver el impacto real de cada venta, compra o movimiento logístico en los resultados.
Un ERP como SAP Business One integra toda la operación —ventas, compras, finanzas y logística— en una sola plataforma, eliminando duplicidades y ofreciendo una visión completa y en tiempo real del negocio.
Cuando la información fluye sin barreras, los equipos toman decisiones con confianza, reducen errores y controlan los costos con precisión.
Estas son algunas de las funciones clave de SAP Business One para optimizar la gestión logística:
- Visibilidad en tiempo real y analítica integrada: permite monitorear entradas y salidas de inventario, rutas de entrega y costos asociados en un mismo panel. Gracias a sus análisis predictivos, las empresas pueden anticipar excesos de inventario, ajustar compras y mejorar la planeación de la demanda.
- Integración con finanzas: cada movimiento logístico se refleja automáticamente en la contabilidad. Así, el área financiera puede ver el impacto inmediato en el flujo de caja y la rentabilidad, sin depender de reportes manuales.
- Control de inventarios y compras automatizadas: los módulos especializados mantienen niveles óptimos de inventario y generan órdenes de compra automáticas cuando las existencias lo requieren, evitando tanto excesos como quiebres de stock.
- Implementación ágil y uso intuitivo: a diferencia de otros sistemas, SAP Business One puede implementarse en poco tiempo. Su interfaz simple y adaptable facilita la adopción por parte de los equipos, reduciendo la curva de aprendizaje y los tiempos de arranque.
Con la información consolidada, los gerentes pueden anticipar tendencias, detectar desviaciones y responder a tiempo.
Checklist: ¿la empresa está lista para un 2026 rentable?
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Pregunta |
Sí |
No |
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¿Tiene visibilidad en tiempo real de las existencias y las rutas de entrega? |
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¿Puede calcular el costo logístico por producto o cliente? |
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¿Sus sistemas de ventas, compras, inventario y finanzas están integrados en un ERP? |
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¿Existen KPI que midan devoluciones, entregas tardías y errores de preparación de pedidos? |
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¿Se realiza un análisis periódico de los costos de transporte y logística? |
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¿Hay automatización en la gestión logística y en el sistema de control de inventarios? |
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¿Su equipo utiliza la planificación estratégica para pronosticar la demanda y evitar excesos de inventario? |
Si la mayoría de sus respuestas son “no”, su empresa podría estar perdiendo rentabilidad sin saberlo. Si el resultado es más equilibrado (50/50) es una señal para mirar más a fondo el control de costos en la empresa y revisar los procesos críticos antes de que afecten los márgenes.
Antes de proyectar más ventas, garantice rentabilidad
Para que 2026 sea un año de verdadero crecimiento, la clave no solo está en vender más, sino en tener mayor visibilidad en todas las áreas del negocio. Identificar fugas en la cadena de suministro, eliminar procesos manuales e integrar la información son pasos esenciales para proyectar utilidades reales.
Con SAP Business One, las empresas logran esa visibilidad, control financiero y decisiones basadas en datos. Su implementación ágil, su interfaz intuitiva y su capacidad de adaptación lo convierten en el aliado tecnológico de más de 56.000 empresas en el mundo que buscan crecer con eficiencia operativa.
El verdadero éxito no está en aumentar las ventas, sino en operar con precisión. Por eso, antes de subirse a la ola de las ventas, asegúrese de tener el timón firme en sus procesos.
Fuentes
- Espinosa, G. (2025, 29 de octubre). Los costos ocultos en la última milla como el enemigo silencioso de la rentabilidad. The Logistics World. Recuperado de https://thelogisticsworld.com/transporte/costos-ocultos-ultima-milla-enemigo-silencioso-rentabilidad-entrevista/
- Sku Logistics. (2025, julio). ¿Cuáles son los costos ocultos en logística y cómo puedes identificarlos? Recuperado de https://skulogistics.com/costos-ocultos-logistica/
- Díaz, J. (2025, 27 de marzo). Colombia: lo logístico no siempre es lo más lógico. Infobae. Recuperado de https://www.infobae.com/movant/2025/03/27/lo-logistico-no-siempre-es-lo-mas-logico-que-desafios-enfrenta-colombia/
- Serradas, N. (2025, 9 de julio). 5 señales de que tus procesos logísticos están fallando (y cómo afecta a tu rentabilidad). Lyzer. Recuperado de https://www.lyzer.tech/es/blog/5-signs-your-logistics-processes-are-failing-and-how-it-affects-your-bottom-line
- SAP. (2025, 17 de junio). El valor del ERP en la gestión de la cadena de suministro. Recuperado de https://www.sap.com/spain/resources/supply-chain-management-erp
